Privacyverklaring cliënten

Organisatie:                 Autisme Academie

Datum:                           24 februari 2026

Omgang met persoonsgegevens van cliënten

Uw privacy is voor onze instelling van groot belang. Daarbij houden wij ons aan de Europese wet AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR in het Engels). Daarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat wij aan moeten kunnen tonen dat wij ons aan de wet houden.  In deze verklaring hebben wij op beknopte wijze de verplichtingen van onze instelling en de rechten van cliënten (of hun vertegenwoordigers) beschreven.

  
Wat betekent de privacyverklaring?

In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Uitgangspunt daarbij is dat we alleen persoonsgegevens gebruiken indien dat noodzakelijk is en natuurlijk op een veilige manier.

Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor?

• Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, etc.), contactgegevens (ook van ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers), verzekeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociaal profiel/netwerk, medische en gedragsgegevens, voor zover relevant voor het kunnen bepalen van de benodigde zorg- en dienstverlening. Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar en/of gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk en ouders.
• Cliënt-/relatienummer: dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben.
• Burgerservicenummer (BSN): dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente en/of overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.
• Medisch/specialistische, gedragsgerelateerde, sociaal-maatschappelijke en verpleegkundige/begeleidings- gegevens. Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.
• Aard van toegepaste vrijheid beperkende middelen of maatregelen voor cliënt, datum/duur, reden en wiens verantwoordelijkheid indien dit van toepassing is of wanneer het een noodmaatregel betrof. Het vastleggen van deze gegevens is nodig om vrijheid beperkende middelen of maatregelen te kunnen verantwoorden.
• Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot cliënten, getroffen maatregelen en schade/letsel. Deze gegevens zijn nodig voor de handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan cliënten.
• Omschrijving en toedracht van (seksueel) misbruik met betrekking tot een cliënt en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik. Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het (seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie).
• Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de overeenkomst die we met u afsluiten zonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen. 

Overige persoonsgegevens

Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen bijvoorbeeld wanner het gaat om het toepassen van een bepaalde dieetvorm. Pasfoto’s kunnen bijvoorbeeld ook iets over iemands ras, cultuur of religie zeggen. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren kan toestemming als basis worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken. Onze instelling maakt hier ook gebruik van. Toestemming hiervoor kan overigens altijd door u weer worden ingetrokken.

Wanneer onze instelling een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.

Hoe verkrijgt onze instelling de persoonsgegevens?

Gegevens van een cliënt kunnen ontvangen worden vanuit het digitale berichtenverkeer, via andere zorgaanbieders en/of de cliënt/ouders. Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de cliënt bij onze instelling in zorg is.

 
Intern gebruik van de gegevens

Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen. Welke functies geautoriseerd zijn, is gespecificeerd in ons verwerkingsregister conform AVG.

Geheimhoudingsplicht
Alle medewerkers hebben een strikte geheimhoudingsplicht en tekenen bij indiensttreding een geheimhoudingsverklaring.

Beveiliging van de gegevens

Onze instelling neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510. 

Datalek
Elke vorm van een datalek, ongeacht de omvang, wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte

Onze instelling heeft de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en/of gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan een geval van een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s

Voor haar bedrijfsvoering maakt onze instelling gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. Daarvoor sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als onze instelling zelf.

Overige doorgifte

Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we van u toestemming hebben verkregen.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

In het kader van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) hanteert onze instelling de volgende bewaartermijnen:

• Het cliëntdossier heeft een bewaartermijn van 20 jaar na beëindiging van de zorgrelatie, tenzij er wijzigingen zijn doorgevoerd (zie laatste punt). 
• Voor vastlegging van gegevens in het kader van vrijheidsbeperkende middelen, maatregelen, dwang of verplichtingen conform de Wet zorg en dwang (Wzd) geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar.
• Voor overige gegevens geldt dat we de gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Wij zullen de gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.
• De bewaartermijn gaat in vanaf de laatste wijziging in het dossier.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens

Als organisatie moeten we persoonsgegevens van cliënten gebruiken. Maar die persoonsgegevens hebben wel op de cliënt zelf betrekking. Daarom heeft de cliënt het recht om de persoonsgegevens:

• In te zien
• Te corrigeren als ze niet juist zijn
• Over te laten dragen naar andere personen of organisaties 
• Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens indien wettelijk mogelijk 
• Toestemming te geven bij leven tot inzagerechten aan nabestaande(n)

Om gegevens in te zien kan allereerst gebruik worden gemaakt van het cliëntenportaal van ons digitale systeem. Wanneer het cliëntenportaal niet de volledige informatie biedt of gegevens niet lijken te kloppen, neem dan contact op met de begeleider of zorgmanager. Deze kan u dan ondersteunen om toegang te krijgen tot uw gegevens en eventueel in overleg, wanneer dit aan de orde is er ook voor zorgen dat het dossier wordt aangevuld of aangepast. Ook voor overige vragen kunt u zich natuurlijk wenden tot de zorgmanager, maar ook tot de centrale zorgadministratie of helpdesk.

Inzagerecht nabestaanden

Nabestaanden hebben een wettelijk recht op inzage in het dossier van een overleden cliënt. Omstandigheden waaronder nabestaanden inzage kunnen krijgen: 

1. Wanneer de cliënt bij leven hiervoor toestemming heeft gegeven;
2. Wanneer op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) een mededeling van een incident is ontvangen;
3. ‘Voor eenieder’ op grond van een zwaarwegend belang;
4. Voor de ouders en voogd van een overleden kind < 16 geldt een bijzondere regeling voor inzage;
5. Informatieplicht.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de privacyverklaring moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn. Onze instelling zal tevens wijzigingen apart aankondigen.

Vragen of kritiek

Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via de algemene mail of het algemene nummer, te vinden op onze website.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen u ook vragen om u te legitimeren en een formulier in te vullen.

Klacht indienen

Als u vindt dat onze instelling niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. Hoe dat in zijn werk gaat staat in onze klachtenregeling, deze kunt u op onze website vinden. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).